Panduan Membuat Sebuah Project Plan

project-engineer.ashx

Salah satu instrument dari Project Management yang sangat berguna bagi Project Manager dalam me-manage project dari awal sampai akhir project adalah Project Plan atau Perencanaan Proyek. Dalam Project Plan, seorang Project Manager bisa mengontrol ketiga batasan pokok dalam Project Management, yaitu Time – Cost – Scope.

Project Plan bukan hanya berguna untuk project di dunia kerja. Dalam kehidupan sehari-hari pun seringkali saya membuat Project Plan, misalnya untuk perencanaan liburan, garage sale, membuat blog, dan lain-lain.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa saya lakukan dalam membuat Project Plan.

1. Dari Scope Statement Menjadi Work Package
Sebelum kita memulai membuat perencanaan proyek atau Project Plan, kita tentunya harus mengetahui scope suatu project. Melalui Scope Statement kita bisa dengan mudah membuat Work Package atau paket kerja yang akan menjadi kerangka dari sebuah Project Plan.

Misalkan dalam Scope Statement disebutkan bahwa scope project adalah membeli sebuah server, membeli software aplikasi X, menginstall server aplikasi X, menginstall aplikasi X di 5 buah PC client, melakukan training untuk admin dan users. Maka dengan mudah Scope Statement ini bisa kita jadikan Work Package. Bila dianggap perlu, suatu Work Package bisa kita breakdown menjadi sub Work Package yang lebih kecil. Misalkan dalam Work Package “menginstall server aplikasi X”, bisa kita breakdown sebagai berikut: men-setup server hardware, men-setup server software, menginstall server aplikasi X.

2. Kembangkan Dengan Mendefinisikan Aktifitas
Setelah kita mempunyai Work Package sebagai kerangka Project Plan, kita bisa kembangkan dengan mendefinisikan aktifitas dalam setiap Work Package termasuk sub nya. Misalkan dalam sub Work Package “men-setup server hardware”, kita bisa mendefinisikan aktifitas-aktifitas sebagai berikut: membuat prosedur instalasi, menyiapkan peralatan dan manual, merakit server, melakukan test, menempatkan server di rak server.

Dalam mendefiniskan aktifitas, saya biasanya mengelompokkan aktifitas-aktifitas tersebut dalam 5 group yang dalam PM Methodology dikenal sebagai Project Management Process Group, yaitu: Initiation, Planning, Execution, Monitoring, Controlling, dan Closing. Perlu dipahami bahwa selain aktifitas-aktifitas hasil penjabaran Work Package, ada aktifitas-aktifitas lain yang berkaitan dengan project.
Dalam group Initiation, ada aktifitas sebagai berikut: menantukan scope umum, menentukan deliverables, membuat perkiraan kasar biaya atau OME (Order Magnitude Estimate), membuat milestone, mengidentifikasi stakeholders, membuat Project Charter, dan mendapatkan persetujuan Project Charter.

Aktifitas-aktifitas dalam group Planning antara lain membuat Business Requirement Document, membuat Technical Specification Document, membuat Scope Statement, membuat Project Plan, membuat Project Budget, membuat Risk Management Plan, membuat Communication Plan, membuat Procurement Plan, Membuat Quality Plan, membuat Project Organization Chart, membuat Project Management Plan yang merupakan gabungan dari semua dokumen perencanaan, dan yang terkahir adalah mendapatkan persetujuan Project Management Plan.

Aktifitas-aktifitas yang kita jabarkan dari Work Package sebagian besar masuk dalam group Execution. Tetapi selain aktifitas-aktifitas yang telah kita jabarkan tersebut, masih ada aktifitas lain yang perlu kita definisikan dalam group Execution ini. Sebelum kita bisa mulai melakukan aktifitas dari Work Package, tentunya kita perlu melakukan proses procurement yang di dalamnya terdapat aktifitas-aktifitas antara lain: melakukan survey product, meminta proposal dari vendor, menganalisa product dan memilih vendor, lalu melakukan pembelian barang. Setelah itu baru kita bisa mengerjakan aktifitas-aktifitas dari Work Package. Namun untuk aktifitas yang tidak membutuhkan vendor atau external resources, kita tentunya bisa langsung menjalankan aktifitas tersebut tanpa menunggu proses procurement selesai. Setelah semua aktifitas dari Work Package di laksanakan, ada beberapa aktifitas yang bias kita tambahkan dalam group Execution, yaitu: UAT (Users Acceptance Test), mendapatkan ijin untuk Go Live, melakukan persiapan-persiapan Go Live, Go Live, hand over ke Operation, membantu Operation dalam masa peralihan, medapatkan persetujuan penerimaan product.

Saya biasanya menggabungkan group Monitoring dan Control dalam satu group. Aktifitas-aktifitas dalam kedua group ini biasanya beririsan masa kerjanya dengan aktifitas-aktifitas di group Execution, yaitu: mengupdate project document (Project Plan, Project Budget & Forecast, Risk Management Plan, dll), membuat laporan umum secara periodik (progress kerja, risk, biaya, dll), membuat dokumentasi masalah, membuat Project Change Request jika ada perubahan rencana, melakukan evaluasi performance dari project team, melakukan verifikasi scope, me-manage project team dan stakeholders.

Dalam process group Closing, kita perlu melakukan aktifitas-aktifitas berikut: melakukan procurement audit untuk memastikan bahwa vendor telah mengerjakan semua tanggung jawab mereka sesuai kontrak dan memastikan bahwa semua invoice telah terbayarkan, menutup kontrak, membuat dokumentasi Lessons Learned, meng-archive semua dokumen project, mendapatkan ijin untuk menutup project, menutup project, melakukan survey kepuasan pelanggan.

3. Mengurutkan Aktifitas/ Activity Sequencing
Langkah selanjutnya adalah mengurutkan aktifitas. Ada 2 bagian utama dari langkah ini, yang pertama adalah mengurutkan aktifitas dari yang paling pertama dilakukan sampai yang terakhir dilakukan. Yang kedua adalah menetapkan koneksi dari 2 aktifitas atau lebih yang saling berkaitan satu sama lain.

Dalam mengurutkan aktifitas, sangat dianjurkan untuk melakukannya bersama-sama dengan tim ahli. Jika tim yang terlibat cukup banyak dan aktifitas yang terlibat juga cukup banyak, ada tip ampuh yang bisa digunakan yaitu dengan menggunakan sticky notes. Tiap orang kemudian menuliskan aktifitas-aktifitas di sticky notes dari daftar aktifitas yang berhubungan dengan keahlian masing-masing. Setelah aktifitas ditulis ke sticky notes, jangan lupa mencoret nya dari daftar aktifitas agar tidak ada aktifitas yang dobel. Selanjutnya aktifitas yang telah tercatat di sticky notes itu bisa mulai diurutkan di dinding. Dengan cara ini, tim bisa bekerja sama dengan lebih baik dan seringkali pekerjaan ini bisa dikerjakan lebih cepat dengan hasil yang lebih baik.

Setelah aktifitas terurut, langkah selanjutnya adalah menentukan koneksi masing-masing aktifitas. Untuk menetapkan koneksi saya biasanya melakukannya dari aktifitas yang paling bawah. Bila anda menggunakan aplikasi MS-Project, anda dapat dengan mudah men-drag kotak aktifitas yang di inginkan ke kotak aktifitas sebelumnya untuk menentukan koneksi aktifitas.

Di MS-Project ada 4 buah koneksi antar aktifitas yang bisa digunakan, tapi dalam praktek sehari-hari, saya hanya menggunakan 3 tipe koneksi saja yaitu: Start –Start, Finish – Start, dan Finish – Finish. Koneksi Start – Finish tidak pernah saya gunakan karena secara keseluruhan aktifitas telah terurut pada saat kita menentukan koneksi aktifitas.

Bila aktifitas A ada di atas aktifitas B misalnya, maka Start – Start adalah kondisi dimana aktifitas B bisa dikerjakan bersamaan atau setelah aktifitas A dimulai. Finish – Start adalah kondisi dimana aktifitas B bisa dikerjakan hanya jika aktifitas A telah selesai. Finish – Finish adalah kondisi dimana aktifitas B bisa selesai hanya jika aktifitas A telah selesai dikerjakan.

Perlu di ingat bahwa dalam MS-Project, istilah “activity” dikenal dengan “task”. Istilah activity atau aktifitas sendiri mengacu pada istilah yang digunakan oleh PMI.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan sticky notes untuk mengurutkan aktifitas
• Mulai dari aktifitas paling bawah untuk menentukan koneksi aktifitas
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk menetapkan koneksi
• Bila ada, gunakan Project Plan dari project sebelumnya yang sejenis sebagai referensi

4. Mengidentifikasi Resources
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi resources. Dalam langkah ini kita perlu menentukan resource apa saja yang perlu dilibatkan dalam setiap aktifitas. Resource bias berupa pekerja atau labor seperti Programmer, System Analyst, Technical Writer, dan lain sebagainya. Resource bisa juga berupa non pekerja seperti server hardware, travel, license software, dan lain-lain.

Agar MS-Project bisa menghitung biaya project secara otomatis baik biaya untuk setiap aktifitas maupun total biaya, maka perkiraan biaya setiap resource perlu dimasukkan dalam Resource Sheet. Mengikuti cara kerja MS-Project, saya biasanya menggolongkan resource dalam 2 jenis berdasarkan penghitungan biaya di Resource Sheet. Dua golongan resources ini dalam MS-Project dikenal sebagai “Work” dan “Material”. Jika penghitungan biaya resource dilakukan berdasarkan waktu yang terpakai, maka akan saya masukkan dalam resource golongan “Work”. Bila penghitungan biaya resource dilakukan berdasarkan paket pengerjaannya, maka akan saya masukkan dalam resource golongan “Material.

Misalkan untuk seorang Programmer yang kita gunakan dalam project, jika penghitungan biayanya berdasarkan waktu yang digunakan dalam project, maka Programmer ini akan saya masukkan dalam resource golongan “Work”. Tetapi bila biaya Programmer itu dihitung berdasarkan paket misalkan paket untuk membuat aplikasi tertentu, maka Programmer itu akan saya masukkan dalam resource golongan “Material”.

Dengan mengacu pada penjelasan tentang golongan resources di atas, maka biaya-biaya seperti software license, travel, training, dan sebagainya bisa dimasukkan dalam golongan “Material”.

Dalam menentukan biaya resource, sebaiknya kita menentukan berdasarkan pada perkiraan yang paling mendekati kebenaran dan tidak melakukan penambahan atau pengurangan yang tidak perlu atau yang biasanya dikenal dengan istilah “padding”. Ada banyak metode untuk melakukan perkiraan ini salah satunya adalah metode PERT.

Sebuah aktifitas atau yang dalam MS-Project dikenal dengan istilah “task”, bisa mempunyai 1 atau lebih resources. Misalkan untuk aktifitas menginstall aplikasi A, bisa membutuhkan resource Programmer dari vendor, Programmer dari internal, biaya travel untuk vendor, biaya akomodasi untuk vendor.

Dalam mengidentifikasi resources yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas dalam project, perlu kita identifikasi juga persentase keterlibatan resource dalam mengerjakan suatu aktifitas. Misalkan untuk aktifitas membuat dokumen Users Manual memerlukan seorang System Analyst dengan keterlibatan 50% dan seorang Technical Writer dengan keterlibatan 100%.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk mengidentifikasi resource beserta biaya dan persentase nya
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan perkiraan
• Bila ada, gunakan Project Plan dari project sebelumnya yang sejenis sebagai referensi

5. Memasukkan Durasi Aktifitas
Setelah semua resource yang terlibat teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memasukkan durasi yang diperlukan dalam mengerjakan aktifitas. Perlu dipahami bahwa durasi tidak selalu sama dengan total waktu yang akan terhitung sebagai komponen biaya. Durasi adalah lamanya suatu aktifitas dikerjakan atau waktu saat aktifitas selesai dikerjakan dikurangi dengan waktu saat aktifitas mulai dikerjakan.

Misalkan untuk aktifitas training atau pelatihan memerlukan seorang System Analyst dengan keterlibatan 50% dengan lama penugasan 1 minggu. Maka durasi untuk aktifitas ini adalah satu minggu, dan waktu yang terhitung sebagai komponen biaya aktifitas adalah setengah minggu. Dengan demikian biaya yang diperlukan untuk mengerjakan aktifitas ini adalah setengah minggu kali biaya resource nya.

Bila anda menggunakan aplikasi MS-Project, sangat dianjurkan untuk membuat Project Plan sesuai dengan urutan yang dijabarkan dalam panduan ini. MS-Project melakukan perhitungan otomatis dalam beberapa komponen dalam Project Plan. Bila anda membuat Project Plan tidak sesuai dengan urutan yang dianjurkan, perhitungan otomatis itu malah akan membingungkan anda. Misalkan bila anda mendahulukan memasukkan durasi sebelum memasukkan persentase keterlibatan resource, saat angka persentase resource tersebut dimasukkan maka MS-Project akan secara otomatis mennyesuaikan duration yang malah membuat Project Plan menjadi tidak valid. Bila hal ini terjadi, maka anda perlu menyesuaikan angka durasi tersebut secara manual.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Gunakan aplikasi MS-Project untuk memasukkan durasi
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan perkiraan
• Buatlah Project Plan sesuai dengan urutan yang dianjurkan dalam panduan ini untuk menghindari kesalahan yang diakibatkan otomatisasi di MS-Project

6. Menyesuaikan Project Plan Dengan Budget
Pada tahap akhir pembuatan Project Plan, kita perlu menyesuaikan draft Project Plan kita dengan budget yang telah dianggarkan. Tentunya kita tidak menginginkan biaya Project Plan kita jauh melebihi budget.

Pada penjelasan sebelumnya di sebutkan bahwa sebaiknya kita tidak melakukan “padding” dalam membuat perkiraan biaya resource maupun durasi aktifitas. Padding adalah menambah atau mengurangi perkiraan tanpa dasar yang jelas. Misalkan kita memperkirakan untuk untuk menginstall aplikasi A dibutuhkan waktu 3 hari. Tapi untuk cari aman, kita bulatkan jadi 5 hari. Cara ini hanya akan menyulitkan kita pada saat kita hendak menyesuakan angka Project Plan dengan budget. Bila angka Project Plan mengandung unsure “padding”, maka kita akan kesulitan untuk melacak aktifitas yang mengandung “padding” dan berapa besar unsur “padding” nya.

Sebelum melakukan penyesuaian, kita perlu membandingkan angka di Project Plan dan angka dalam budget. Saya biasanya menjabarkan angka-angka tersebut dalam komponen-komponen Project Manager, Internal Labor, Travel, Training, External Labor, Hardware, Software, dan Maintenance. Angka-angka ini lah yang perlu kita bandingkan.

Melalui pembandingan ini kita akan megetahui komponen mana yang melebih budget dan mana yang kurang dari budget. Selanjutnya kita bisa melakukan penyesuaian pada komponen yang tidak sesuai dengan budget. Perlu diingat dalam melakukan penyesuaian, kita harus mempunyai dasar. Sekali lagi di sini sangat dianjurkan untuk tidak melakukan “padding”. Ada banyak cara dalam melakukan penyesuaian, misalkan dengan cara mencari vendor lain dengan biaya lebih murah, menata ulang aktifitas agar lebih efisien, melakukan penghematan pada biaya travel, dll.

Bila setelah kita melakukan penyesuaian pada Project Plan kita mendapatkan bahwa angka nya masih jauh dari budget, maka kita perlu mengusulkan pada Project Sponsor untuk menambah budget project atau mengurangi scope project.

Tips untuk langkah ini adalah:
• Libatkan tim ahli
• Jabarkan budget dan Project Plan dalam komponen-komponen penting untuk memudahkan pembandingan
• Jangan melakukan “padding” dalam melakukan penyesuaian

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s